Conceptos básicos de RRHH: onboarding/adaptación del personal en la empresa

Muchos piensan que el significado de onboarding es el proceso de familiarizar a un nuevo empleado con los procesos de trabajo o con el equipo y los proyectos actuales, lo cual toma un par de días después de empezar a trabajar, pero hay una gran diferencia entre onboarding e inducción. En realidad, el onboarding es el proceso de familiarizarse con la cultura corporativa, con los enfoques adoptados en la empresa para resolver problemas y es el momento de construir una interacción efectiva con el equipo. En caso de un onboarding exitoso, el nuevo empleado se incorpora rápidamente al trabajo y beneficia a la empresa durante mucho tiempo. En caso de fallas durante el onboarding, alrededor del 50% de los empleados cambian de trabajo dentro de los seis meses posteriores a la fecha de contratación. Dejar este proceso al azar es demasiado arriesgado.Según OC Tanner, el 20% de los empleados se van en los primeros 45 días. Por lo tanto, uno de cada cinco recién llegados no permanece en la empresa más de los días mencionados anteriormente. ¿Por qué? 

Según una investigación de la empresa de HR - technology Hibob, los empleados se van en el período de onboarding por las siguientes razones: 

1. Efecto “expectativa-realidad” 

Los empleados se sienten engañados debido a las descripciones de trabajo incorrectas. Más del 25% de los empleados dicen que no obtuvieron suficiente información sobre su puesto antes de aceptar una oferta. Solo el 40% de los encuestados dice que sus responsabilidades actuales reflejan la descripción del trabajo. 

En general, el onboarding comienza desde el momento de la primera entrevista. Es ahí donde el reclutador necesita informar lo más posible sobre el puesto al que se postula el candidato. 

2. Los empleados no logran unirse al equipo 

Es más difícil para los empleados adaptarse al equipo que a las nuevas tareas. El 49% de los recién llegados cree que la mejor manera de adaptarse es haciendo amigos en el trabajo. 

Por lo tanto, concéntrese no tanto en las tareas, sino en construir comunicaciones dentro de los equipos. 

3. Los empleados carecen de apoyo 

El 38 % de los empleados se siente más cómodo en un grupo con compañeros al igual recién llegados y el 31 % prefiere grupos interactivos de incorporación. 

Trate de no sobrecargar al recién llegado con deberes en los primeros meses de trabajo. Organice la capacitación en grupos si varios empleados nuevos se incorporan al mismo tiempo.

Check list para un onboarding eficiente 

• Informe con anticipación sobre la fecha y hora exactas de comenzar a trabajar, una ruta conveniente, el estacionamiento más cercano y el código de vestimenta recomendado.
• Converse con el recién llegado sobre su biografía y pasatiempos, y mencione los puntos más destacados en el Welcome email para toda la empresa, así podrá aumentar la probabilidad de encontrar más rápido a personas con intereses y preferencias similares.
• Prepare con anticipación para el recién llegado la computadora de trabajo con todo el software necesario, configure el acceso a la impresora, el acceso a los cargadores de teléfonos, etc.
• Cree un correo electrónico corporativo para un recién llegado y agréguelo a todas las listas de difusión necesarias.
• Cree diversas cuentas para el empleado en todas las herramientas y plataformas importantes que se utilizan en la empresa.
• Haga una lista de reuniones con la participación del recién llegado y gradualmente durante las reuniones periódicas del equipo vaya adentrando en la materia al nuevo.
• Prepare un cronograma de actividades para la primera semana y compártala con el novato
• Programe los entrenamientos que serán necesarios en el proceso de inducción
• Organice una mini celebración a la hora del almuerzo, por ejemplo, para celebrar el primer día de trabajo del recién llegado y así presentarlo al equipo.
• Haga un plan sobre la primera asignación de trabajo para el novato.
• Haga un plan sobre la primer asignación de trabajo para un novato.

Un sistema HRM - una herramienta conveniente para el onboarding

Una de las principales funciones del sistema HURMA es apoyar el proceso de interacción entre todos los empleados de la empresa. Al acceder a su perfil, un empleado podrá tener al alcance muchas funciones que harán que su experiencia sea más grata:

• ver la estructura de la empresa cómodamente representada en un árbol, 
• conocer a los miembros de distintos equipos, 
• tener a disposición sus datos de contacto en un messenger corporativo (Slack, Telegram, WhatsApp, Viber) 
• hacer un seguimiento de sus propios objetivos y resultados clave (OKR) y mucho más 
• HURMA: un panel de control 

Al ingresar a HURMA, a cada empleado se le preguntará sobre su estado de ánimo en la frecuencia que usted crea conveniente. También el empleado podrá dejar un comentario o solicitar inmediatamente una reunión 1:1 con el gerente de rrhh. Esto ayuda al departamento de gestión de talentos a mantenerse al tanto de la moral en toda la empresa, incluido el personal que está pasando por procesos de onboarding.

• Además, a HURMA llegan todas las notificaciones sobre todos los eventos que sucederán en la empresa, por lo tanto desde los primeros días los empleados estarán al tanto de: 
• Welcome meeting 
• Adaptation meeting 
• talleres y capacitaciones en curso 
• fiestas corporativas y otros eventos. 
• Hurma: lista de eventos 

Todos estos eventos pueden ser comentados y su historial puede ser chequeado en el sistema. 

El uso del sistema HURMA ayuda a incluir rápidamente a los nuevos compañeros en la vida del equipo, para de esta forma poder ayudarlos a superar con confianza el estrés del onboarding y comenzar a trabajar fructíferamente, aportando valor a la empresa. 

Un primer día de trabajo perfecto: consejos HURMA

Dele al recién llegado un recorrido por la oficina de la empresa, muéstrele la ubicación de los baños, la cocina, donde están las impresoras, dónde están las reservas de papel, servilletas y todo el material que se utiliza diariamente, dónde está el botiquín de primeros auxilios, dónde están las salas de fumadores. 

Además, es de utilidad hacer lo siguiente: 

• Consultar con el departamento de contabilidad y el departamento de recursos humanos si están listos todos los documentos necesarios 
• Dar todo el acceso a los documentos de trabajo y a los softwares que utilizará el empleado 
• Enviar a todos los equipos en los que trabajará el nuevo empleado una notificación sobre su alta, con una breve descripción de sus intereses y biografía 
• Presentarle a los empleados al recién llegado y presentarle a las personas clave de la empresa 
• Capacitar al recién llegado para trabajar con los sistemas de videoconferencia de la empresa, conectar los proyectores, ordenar una sala de reuniones para reuniones y conferencias en su sistema corporativo. También es útil hacer una descripción del procedimiento para acceder a los recursos de la red corporativa: unidades y carpetas compartidas, etc., si las hay 
• Presentarle al novato al equipo de TI y mostrar cómo enviar una solicitud de servicio a los administradores de sistemas 
• Organizar una pequeña fiesta para celebrar este día 
• Recomendar restaurantes y cafés cercanos si no se practican los almuerzos corporativos con entrega a la oficina 
• Llevar al recién llegado a almorzar con los jugadores clave de su equipo y discutir la estrategia general para su próximo trabajo 
• Explicar el proceso de recálculo regular de salarios, revisiones de desempeño y trabajo OKR, si se implementa en su empresa 
• Brindarle un plan claro de las tareas que deberá completar durante el período de prueba y ayúdelo a comenzar con la primera 

¿Qué más es importante hacer el primer día de trabajo?

Saber cómo hacer el trabajo es ciertamente importante, pero abordar el trabajo con la perspectiva correcta y la mentalidad correcta significa mucho más. 

1. Describa por qué el trabajo del empleado crea valor 

Sin importar qué tipo de negocio tenga, hay una o dos cosas que realmente generan resultados. Para algunos es la calidad, para otros es el servicio, para otros probablemente sea el precio. Explique en su empresa cómo el trabajo de un empleado crea valor directamente y ayuda directamente al negocio para crear y mantener una ventaja competitiva. Durante el onboarding dibuje un vínculo claro y directo entre el esfuerzo del empleado y el logro del objetivo principal de la empresa. Después de todo, todos les dicen a los nuevos empleados qué hacer. Pero relativamente pocos se toman el tiempo para explicar por qué. 

2. Haga una lista de los clientes internos y externos del empleado 

Ningún trabajo se realiza en base al vacío. Comprender las necesidades de cada componente ayuda a determinar no solo el trabajo, sino también cómo se realizará. Tómese el tiempo para explicar cómo el empleado creará valor comercial al atender a todos sus clientes internos y externos. Lograr este equilibrio suele ser complicado, así que no espere que los nuevos empleados lo descubran rápidamente por su cuenta. En el proceso, ayudará al empleado a comenzar a construir su red social. 

3. Establezca metas a corto plazo y cree un marco para la retroalimentación 

Si es al comienzo del trabajo, mejor. De esta manera, el empleado puede empezar a ganar impulso cuanto antes. Así él podrá ver visualmente cómo su trabajo crea valor y cómo su trabajo afecta a los clientes externos e internos. Y el líder puede comenzar inmediatamente a dar retroalimentación constructiva. 

4. Recuerde por qué la persona fue contratada 

Tómese el tiempo para decirles a los nuevos empleados por qué fueron contratados. No sólo para cumplir su función. No sólo para satisfacer las necesidades. Sino por las habilidades especiales, la experiencia, la actitud y la ética laboral que esta persona aporta en su equipo. Y cuéntele cómo espera ver los cambios que serán posibles gracias a sus habilidades y destrezas. Al hacer esto, conecta indirectamente los puntos entre la persona, su trabajo y cómo ese trabajo crea valor. ¡Usted reconoce y apoya directamente a un nuevo empleado en su primer día de trabajo! 

Muchos se preguntan ¿Cuánto tiempo dura el proceso de onboarding? Pero la respuesta a esta pregunta puede variar según varios factores. Lo que sí está claro, es que la preparación y la realización exitosa del proceso de onboarding requiere mucho esfuerzo por parte de un especialista en recursos humanos. De gran importancia para el éxito es el sentimiento de participación de un nuevo colega en la vida de la empresa y la disponibilidad de comunicación con personas clave en su estructura. 

Reglas en un onboarding, o cómo hacer que la adaptación sea exitosa

Aquí hay un ejemplo de como se ve el proceso de onboarding ideal desde el punto de vista de una empresa occidental: 

• Hablar sobre los principales elementos de la estructura y cultura de la empresa durante el proceso de contratación para que el empleado esté preparado con antelación. 
• Hacer que tu nuevo colega tenga éxito en su primer día de trabajo sea memorable para 
• Desarrollar un programa de orientación formal e introducir a los nuevos empleados a la empresa de acuerdo con este programa. 
• Hacer planes concretos de onboarding para cada departamento especificando un marco de tiempo para cada etapa de este proceso, y no olvidar trabajar según este plan. 
• NO dejar al empleado a solas con sus problemas; hay que interesarse en su éxito y apoyarlo moralmente. 
• Implementar el proceso de onboarding y adherirse plenamente a él 
• Recordar que el onboarding lleva mucho tiempo. Establezca hitos de incorporación a los 15, 30, 60, 90, 120, 340 días con una participación incremental del empleado. 
• Realizar un seguimiento del progreso del empleado según el plan de onboarding y felicitar al empleado por sus logros significativos. 
• Desarrollar planes de onboarding junto con los tomadores clave de decisiones en su empresa. 
• Informar sobre el progreso de onboarding al personal clave durante reuniones importantes. 
• Indicar claramente el progreso o reaccionar a tiempo ante los problemas emergentes. 

¿Cómo incorporan a los empleados en Google?

Google aumentó la productividad de sus empleados nuevos en un 25 % con un solo correo electrónico. ¿Cómo lo hizo esta empresa?

En su libro "Work Rules!: Insights from Inside Google That Will Transform How You Live and Lead", Laszlo Bock, expresidente de Recursos Humanos de Google, habló sobre un proyecto interno que buscaba determinar la mejor manera de mejorar el desempeño de los nuevos Nooglers de Googlers (googler es un empleado de la empresa, noogler es un recién llegado). El experimento involucró un correo electrónico que el equipo envió a los gerentes el domingo anterior al primer día de trabajo del nuevo empleado. ¿Qué elementos incluía este check list?

Check list para los gerentes de Google:

1. Converse sobre los roles y responsabilidades
2. Encuentre para su Noogler un compañero de oficina
3. Ayude a su Noogler a construir su red de contactos
4. Programe reuniones de revisión del proceso de onboarding una vez al mes durante el primer semestre de trabajo de su Noogler
5. Aliente a la apertura en el diálogo

Como resultado, Google descubrió que los novatos cuyos gerentes siguieron esta check list fueron un 25 % más eficientes que otros empleados.

Los 10 principales errores durante el onboarding

Al mismo tiempo, un onboarding realizado correctamente aumenta en un 69 % la posibilidad de mantener a un especialista en el equipo durante al menos 3 años. Naturalmente, este resultado es mucho más preferible. Para lograr esto, debe evitar 10 errores importantes:

1. No empiece a programar reuniones con un nuevo empleado cuando él ya haya comenzado a trabajar. En su lugar, una lista prefabricada de reuniones le mostrará al nuevo colega lo importante que es para el equipo y lo emocionados que están de que él se una a la empresa. 
2. No se guarde ciertos aspectos de las responsabilidades. Absolutamente todas las funciones y responsabilidades de un nuevo empleado deben registrarse y expresarse durante el onboarding, de lo contrario, corre el riesgo de que algún proceso importante quede desatendido durante mucho tiempo, porque "se olvidaron de notificar sobre el". 
3. No olvide mantenerse al tanto del onboarding. Organice reuniones cortas 1:1 cada día del período de incorporación y de forma regular a partir de entonces. Muestre al recién llegado que siempre puede contar con su ayuda y apoyo. 
4. No ignore la importancia de los amigos. No hay nada peor que estar solo en un equipo amistoso. Sería bueno que alguien con intereses similares se hiciera amigo de un nuevo empleado lo antes posible para aliviar el estrés de adaptarse a un nuevo equipo. Muchas empresas occidentales tienen una práctica de recursos humanos de “onboarding buddies” - personas que ayudan a los recién llegados a adaptarse. 
5. No haga que la salida de un novato sea un simple día de trabajo. Una mini fiesta en honor a un recién llegado, un pequeño regalo del equipo o una actividad divertida ayudarán a colorear los recuerdos del primer día de trabajo en su empresa en un tono positivo, convirtiéndolos en una base sólida para una cooperación a largo plazo. 
6. No deje a un novato en la oscuridad acerca de los próximos eventos. Escriba un plan claro de los próximos eventos y actividades para que la persona pueda prepararse con anticipación para todos los pasos del proceso de onboarding. 
7. No deje al azar la relación con los colegas y las personas responsables de tomar las decisiones en la empresa. Es difícil recordar inmediatamente los nombres y puestos de todas las personas de la nueva empresa. Guíe al recién llegado a través de los departamentos, preséntelo a todas las personas con las que es más probable que interactúe en su vida laboral y ayúdelo a hacer los primeros contactos con las personas clave del equipo. 
8. No intente resumir el onboarding en un curso de 8 horas para jóvenes luchadores. Un curso intensivo de un día sobrecarga a las personas con información y es muy agotador. Proporcione información clave según sea necesario y proporcione acceso a materiales de apoyo que se pueden dominar en cualquier momento. 
9. No deje el trabajo de un novato al azar. Ayúdelo a hacer frente a las tareas hasta que la persona comprenda completamente todos los procesos de trabajo en la empresa. 
10. No olvide el trabajo en equipo. La participación en eventos regulares y agradables ayuda a unirse al equipo mucho más rápido. Celebrar cumpleaños, ver películas, juegos de mesa, solo cerveza y pizza los viernes: todo esto ayuda a todos los miembros del equipo a encontrar rápidamente un lenguaje en común.

Hemos analizado los principales errores en el onboarding. Pero, ¿cómo llevar a cabo este proceso correctamente? 

Check list: 7 preguntas para un nuevo colega que mejorarán el proceso de onboarding en su empresa

El equipo de HURMA ha compilado un práctico check list de preguntas para mantener bajo control su proceso de onboarding: 

¿Cómo te has sentido en tu primer día de trabajo? 
¿Es este el trabajo que estabas buscando? 
¿Ya has conocido a tus compañeros? ¿Fueron amables contigo? 
En tu opinión, ¿qué parte del proceso de onboarding fue la más efectiva? 
¿Qué dificultades enfrentaste en el proceso de onboarding? 
¿Qué sugerirías cambiar en el proceso de onboarding en la empresa? 
¿Qué puede hacer la empresa para que tu onboarding sea lo más exitoso posible? 

Le deseamos a usted y a su personal un onboarding y adaptación exitosos. ¡Que sus empleados permanezcan con usted el mayor tiempo posible y HURMA lo ayude con eso!